Sağlık ve Bilişimde Objektif Haber
Dörtyol Devlet
Hastanesi
Mezopotamya'dan Akdeniz'e çıkmak için kullanılabilecek en uygun limanların olduğu bölgede bulunan Dörtyol, İskenderun Körfezi'nin ucunda, Akdeniz ile Amanos dağları arasında yer almaktadır. İlçe merkezinin, dağ ile denizi, Çukurova ile Hatay'ı birbirlerine bağlayan dört ana geçiş yolu üzerinde olmasından dolayı Dörtyol denilmiştir. Dörtyol Devlet Hastanesi de bulunduğu yerleşim yeri gibi önemli bir sağlık kavşağında yer alıyor. Dörtyol, Payas, Erzin’e ve bağlı köy/kasabaları ile birlikte yakın çevresindeki yerleşim birimlerinden gelen yaklaşık 180 bin kişiye hizmet veriyor.
Dörtyol Devlet Hastanesi hakkında ayrıntılı bilgi almak için ilk olarak hastane Başhekimi Op. Dr. Mustafa Aras ile görüştük.
Göreve geldiğiniz yıldan bugüne kadar hastanenizde gerçekleşen teknolojik ve fiziksel yeniliklerden söz eder misiniz?
2003 yılında göreve geldiğimizde hizmet binamızın fiziksel yapısı çok
yetersizdi. Özellikle SSK ile birleştikten sonra mevcut hizmet binamızın
yetmeyeceğini düşünerek ilave bina yaptırmak için Sağlık Bakanlığı ile görüştük. Bakanlık
kaynak aktaramayacağını bildirince, hayırsever kurum ve kişilerden yaklaşık 1
milyon YTL bağış topladık. Yaklaşık 3 milyon YTL’ ye bitirilmesi gereken işi 1
milyon YTL’ ye bitirdik. 1.5 yıl gibi kısa süre içinde hastanemizin yatak
kapasitesini % 50 oranında artırıp, bakanlıktan onay aldık. Şu an hastanemiz 150
yataklı devlet hastanesi olarak tescillenmiş durumda.
Hizmet binamızı son derece modern bir yapıya kavuşturduk. Merkezi ısıtma ve soğutma sistemiyle donattık, yoğun bakım ünitelerinde merkezi havalandırma sistemi kurduk. Odalarımızda hastalarımızı rahat ettirecek her türlü konforu sağladık.
Gelişen, değişen teknolojiden yararlanmak ve teknik alt yapımızı daha da güçlendirmek için monitörler, hasta başı monitörleri, merkezi monitör, suni solunum cihazı ve en son teknoloji ürünü bilgisayarlı göz muayene cihazı aldık. Antakya-Osmaniye-Adana üçgeninde hiçbir yerde olmayan horlama tedavisinde kullanılan Radyo frekans Sistemi’ni, kansız, bıçaksız basur ameliyatı yapan cihazı yi-ne yörede ilk defa biz aldık. Göreve geldiğimizde yalnız fiziksel değil bütçe açısından da önemli bir büyüme sağladık; 3 milyon YTL olan bütçemizi bu yıl 16 milyon YTL’ ye çıkarttık.
Hastane Bilgi Yönetim Sistem’inizin kuruluş aşamasında karşılaştığınız sorunlar oldu mu?
Biz otomasyonun hayata geçirilmesi ve birimlerimizde tam anlamıyla kullanılmaya başlayabilmesi için 3 ay ile 6 ay gibi bir süre geçmesi gerektiğini düşünüyorduk. Çok şükür bir ay gibi kısa bir süre içinde çok yumuşak bir geçiş yaptık. Tabii bu sonucu almamızda ekip çalışmasının tüm halkalarının büyük önemi var. İdari ve diğer personelimiz yeni sisteme uyum sağlamak için çok iyi çalıştı. Çözüm Bilgisayar tarafından teknik destek ve eğitimler çok iyi verildi.
Açıkçası otomasyona geçiş aşamasında Türkiye’nin her yerinde sıkıntılar yaşandığını bildiğimiz için biz de hastanemizde otomasyona geçişin sancılı olacağını düşünüyorduk. Ancak personelimiz de, hastalarımız da (hastalarımız tarafından iletildi) geçişin farkında olmadı.
Hastane Bilgi Yönetim Sistem’inizin iş akışı açısından hastanenizde yarattığı değişimler nelerdir?
Otomasyondan önce günlük poliklinik sayımız 350–400 iken, bugün için ortalama 1500 hastaya hiç sıkıntı çekmeden hizmet verebiliyoruz. Bu sonuçta otomasyonun katkısı çok büyük.
Barkodsuz hiçbir iş yapmıyoruz. Tüm işlemlerimiz kontrol altında. İstediğimizde yapılan tüm işlemleri anında sorgulayabiliyoruz.
Artık hastalarımız Çözüm Monitör Sistemi’ni kullanıyor; kapı üstlerine yerleştirdiğimiz monitörlerimizde adını ve sıra numarasını takip ederek işlemlerini yapıyor. Hekimlerimizin en büyük şikâyeti hastalarımızın hepsinin odalara birikmesi ve bekleme salonundaki, koridorlardaki kavga gürültü için-de görev yapmalarıydı. Artık hekimlerimiz de ve diğer personelimiz de işlerini çok keyifle yapıyor.
Yine işlerimizi kolaylaştıran büyük yeniliklerden birisi Çözüm Kiosk Sistemi. İlk başta hastalarımız bu sistemi yadırgar mı? diye düşünmüştük. Kullanan sayısı çok olmazsa atıl kalır mı? diye tereddüt etmiştik. Ama vatandaş kısa sürede sisteme alıştı. Artık kimseye sorma ihtiyacı duymadan işlemini yapıyor, sıra numarasını alıp, sırası geldiğinde doğrudan hekim ile görüşüyor. Muayenesi bitince de reçetesini alıp hastaneden ayrılıyor. Bu kadar kolaylaştı işlerimiz. Endişelerimizin tam tersine Kiosk Sistemi’ni kullanarak randevu alan hastalarımızın sayısının hızla artması bizleri sevindirdi.
Hastanedeki Bilgi Yönetim Sistemi hakkında bilgi almak için sorularımızı Başhekim Yrd. Dr. Osman Tellioğlu’na yönelttik;
Sisteminizin, hastalara sunulan hizmetin kalitesini artırması yönündeki pratik kazançları nelerdir?
Hastanemiz Payas, Dörtyol, Erzin ve bu yerleşim yerlerine bağlı köy ve kasabaları ile birlikte yaklaşık olarak 180 bin nüfusa hizmet vermektedir. Günlük poliklinik sayımız, acil servis de dahil olmak üzere 1500 civarında olup, yatan hasta doluluk oranı % 90’lar civarındadır. Bu yoğunluk içerisinde hastanemize günde 1500 civarında insanın hizmet almak için geldiğini düşündüğümüzde, hastanemizde işlerin ne kadar zor olduğunu anlayabiliriz.
Otomasyondan önce, hastalarımız hastanemize girişinden taburcu olma sürecine kadar, birçok sıkıntılarla karşılaşmaktaydı. Örneğin, ilk işlem olarak, hastanın müracaatında çok uzun kuyruklar oluşmaktaydı. Çözüm HBYS ile hastalarımız, çok kısa bir süre içerisinde barkodunu alıp poliklinik ortamına geçiyor. Çözüm Sıramatik Sistemi’nin kapsamı içinde, polikliniklerimizde sıramatiklerimiz mevcut. Hastalarımız, sıramatiklerimizden aldıkları barkodlarla sıralarını kolaylıkla izliyorlar: Çözüm Monitör Sistemi ile poliklinik kapılarının üzerine yerleştirdiğimiz monitörlerde poliklinik adlarını, hekim adlarını, kendi adlarını/soyadlarını ve sıra numaralarını görebiliyorlar. Hastalarımız, belirlenmiş sıra numaralara göre belirli bir düzen içinde polikliniklere alınıyor. Polikliniklerden laboratuara, röntgene, ultrasona, yatacak ise ilgili servislere geçiyor. Bu sistem, hizmet alanında vatandaşa kolaylık sağlıyor, insanların haklarına saygı gösteriyor, sırasına bir başkasını alma, öne geçirme gibi ayrıcalıkları ortadan kaldırıyor. İşlemlerin tümü tek bir elden yürütülüp, kontrol ediliyor. Hastalarımızın yönlendirildikleri tüm birimlerde de aynı düzen geçerli oluyor. Örneğin hekimimiz, hastamız ile ilgili tetkikleri yaptırmak üzere laboratuara, tomografiye, röntgene, ultrasona, vb. gönderildiğinde, hangi birimde inceleme yapılması istenmişse o birime ait barkodu alıp gittiğinde, otomatik olarak sırası alınmış, hangi tahliller yapılacaksa o barkoda göre tahliller girilmiş oluyor. Hekimlerimiz de sonuçları anında bilgisayardan inceleme şansını elde ediyorlar. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’ miz bizi poliklinik ortamında rahatlattığı gibi poliklinik den çıkan hastanın diğer birimlerde de aynı rahatlığı yaşamasını sağlıyor.
Kaynak planlama ve yönetimi açısından finansal bilginin yönetsel olarak kazandırdıkları kolaylıklardan söz edebilir miyiz?
Planlama yapabilmeniz için sağlıklı bir verinizin olması gereklidir. Otomasyondan önce sağlıklı bir veriye sahip değildik. Bu nedenle Sistemimiz sayesinde kaçaklarımızı önlediğimiz gibi, gelir/gider kontrolünü gerçekleştirmemiz sayesinde hastanemizin kayıtlı/kayıtsız ekonomisinin farkına vardık. Daha hızlı, daha güvenli faturalama ile daha az reddedilen fatura kalemi, daha yüksek gelir ve geri öde-meyi sağladık. Örneğin eczane birimimizde ne kadar ilacımız olduğunu, bu ilaçlarımızın miyadlarının ne olduğunu, hangi servisin hangi ilaçları aldığını, ne kadar oranda aldığını, tek bir tuşa basarak belirleyebiliyoruz. Bu bilgiler hem sunulan hizmetin kalitesini yükseltiyor hem de servis yoğunluğunun belirlenmesi, kaynakların doğru kullanımı ve denetimi, stok denetimi vb. açısından önemli kolaylıklar sağlıyor.
Gerçek zamanlı olarak (online) sonuçların, raporların ve istatistiklerin alınabilmesinin sağladığı yararlar nelerdir?
Otomasyondan önce istatistiksel verilerin toplanmasında çok büyük zorluklar yaşıyorduk. Tek tek saymak ya da uzun uzun işlemleri incelemek gerekiyordu. Ayrıca kayıtlar düzenli tutulmadığı için sonuçların da sağlıklı olması mümkün değildi. Yönetim olarak planlama yapmamız gerektiğinde sağlıklı veriye ulaşamadığımız için karar sürecinde oldukça tereddüt ediyorduk.
Bugün için, hangi konuda ne istiyorsak: günlük, aylık, yıllık hasta sayımız nedir? Hasta doluluk oranımız nedir? Hangi servislerimizde ne kadar hasta tedavi görmüştür? Ne kadar has-ta ayaktan tedavi görmüş, ne kadarı ameliyat edilmiş? Sarf malzemelerimizin hangileri, hangi sıklıkla kullanılıyor? Polikliniklerimizde, hangi polikliniğe ne kadar insan gelmiştir? gibi istatistiksel verilerin toplanması, anında ulaşılabiliyor olması, yönetsel ve finansal açıdan çok önemli yararlar sağlıyor. Hangi birimimize yatırım yapacağız? Kaça mal edeceğiz? Gibi soruların cevaplarını net alıyoruz.
Hastanedeki Bilgi Yönetim Sistemi hakkında bilgi almak için sorularımızı bu kez Başhekim Yrd. Dr. Şemsettin Korkmaz’a yönelttik;
Sisteminizin, daha önceki sistem ile bir karşılaştırmasını yapar mısınız?
Daha önce bilgi-işlemde yarı otomasyon şeklinde çalışıyorduk. Yarı otomasyonda hastanın fatura edilip edilmediğini göremiyorduk. Yeni sistemle tam otomasyona geçtiğimizde fatura edilmemiş hastalarımızı, fatura düzenlenirken yapılan yanlışları tamamen görebiliyoruz. Gelen her hastanın anında müstahaklık sorgusu yapılıp, hastayı bekletmeden muayeneye alabiliyoruz. Suiistimallerin ve hak sahibi olmayanların muayene olmasının önüne geçmiş oluyoruz. Dolayısıyla kaçağımız en alt seviyeye inmiş durumda.
Önceki sistemde poliklinik önlerinde uzun kuyruklar ve hastalar arasında istenmeyen olaylar, tartışmalar olurdu. Şimdi barkod sistemi ile sıra beklemeler çok azaldı. Ayrıca hastalarımız kiosk cihazımızdan da faydalanabiliyor. Hastalarımız artık bu profesyonel sisteme alıştığı için kuyruk oluşmuyor. Hastanedeki görevlilere sorma ihtiyacı dahi duymadan kendi başına sıra alabiliyorlar. Halkı bu konuda biraz daha bilinçlendirilmemiz gerekiyor. Biraz daha bilgi sahibi olurlarsa tüm sıra alma işlemlerini kiosktan yapmak bile mümkün olur.
Bir de en önemlisi, hekimlerimizin performans puanlarını günü birlik göremiyorduk. Bu konuda da tartışmalar ve itirazlar olabiliyordu. Ancak şimdi bunları günü birlik hesaplayabiliyoruz. Sistemimiz sayesinde her şey kayıt altında. Gerektiğinde kontrol edebiliyoruz. Bir örnek vereyim; bir hekimimiz kendi el yazısı ile yapmış olduğu işlemleri bir ay boyunca düzenli kayıt etti. Ay sonunda otomasyondaki kayıtların ve hesaplamanın kendi yazdıkları ile aynı olduğunu görünce teşekkür etti.
Bilgi güvenliği açısından son derece güvenli bir ortamdayız. Daha önce bilgilerimizi saklamak, ya da gerektiğinde yeniden kullanmak pek mümkün olmuyordu. Hastanemizin verileri risk altındaydı. Şimdi her gün yedek alıyoruz. Elektronik sistem sayesinde istediğimiz an, istediğimiz kayıtlara ulaşıp, değerlendirebiliyoruz.
Önceden yönetim olarak da sistemden yararlanamıyorduk. Yeni sistemimiz idari açıdan da çok işimize yaradı. Personelimizin giriş, çıkış hareketlerini, izinlerini, maaşlarını vb. programımız aracılığıyla takip edebiliyoruz. Ayrıca Sistem Yetkili olarak tanımlanan yöneticilerimiz istedikleri anda istedikleri işleme anında ulaşıp bilgi sahibi olarak kontrol edebiliyor.
Çözüm Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nin yönetim sürecindeki katkıları hakkında daha fazla bilgi almak amacıyla Müdür Yardımcısı Yahya Kendir ile görüştük:
Otomasyon Sisteminizin kuruluş sürecine ilişkin bir değerlendirme yapabilir misiniz?
2005 yılı itibarı ile hastanemiz de otomasyon sistemi olmadığı için hastanın sadece kimlik bilgilerini alıyorduk. Kayıt işlemi de sağlıklı olmuyordu. Kısa bir süre içinde hastanın tüm bilgilerini almak mümkün olmadığı gibi başka hiçbir bilgiyi giremiyorduk. Hastaya yapılan işlemler sonradan fatura ediliyordu. Polikliniklerimizde, eczanemizde ve diğer tüm servislerimizde elektronik ortamda bilgiye sahip değildik. Bakanlık genelge üzerine genelge çıkarıyordu biz elimiz kolumuz bağlı bekliyorduk, yetişemiyorduk. 2006 yılında Çözüm Bilgisayar’la çalışmaya başladık. Çözüm Bilgisayar uzmanları yılbaşı gecesi dahi çalıştılar ve 2 gün içerisinde kurulumu bitirdiler. Eğitimler ve sistemin entegrasyonunun sağlanması ise yaklaşık bir ay kadar sürdü. Sistemin hastanenizin iş akışını değiştirmesi ve yeni bir işleyiş hızı yaratmasının kullanıcı üzerindeki etkileri neler oldu?
Başlangıçta personelimiz bu yenilikten biraz korktu. Ancak, alışkanlıklarından kopmaları çok zor olmadı. “Hata yapar mıyım” yönündeki korkular, sistemi kullandıkça azaldı. Ve aslında hata yapmamanın yolunun bu elektronik sistem olduğunu anladılar. Bunun en önemli yansıması mali açıdan ortaya çıktı. Gelir/gider kontrolüne bağlı olarak kaçakların önlenmesi ile mali açıdan çok büyük kazancımız oldu. Geçen yıl ortalama aylık 800–850 bin YTL civarında fatura kesiyorduk. Bu yıl geçen ay itibariyle 1,1 milyon YTL fatura kestik. Sistemin yeni hayata geçirilmiş olmasına rağmen bu rakam çok önemli bir fark.
Çözüm Kiosk Sistem’inin hastanenizdeki kullanım sıklığı ve sağladığı kolaylıklar nelerdir?
Kiosk çağdaş bir teknoloji. Vatandaş kendi başına cihazdan sırasını alabiliyor, doktorunu seçebiliyor. Kiosk Sistemi, hastanemizde sıra karmaşası yaratmıyor; sırası gelen vatandaş LCD monitörlerden adını numarasını görüp muayene odasına giriyor. Bu işleyişe vatandaş da çok alıştı. Sık sık memnuniyetlerini iletiyorlar. Biz kiosk kullanımının bu kadar sık olacağını hiç düşünmüyorduk. Kioskun önünde sıra oluşurken gişe boş duruyor, demek ki vatandaş teknolojiye meraklıymış.
Biz Çözüm Kiosk Sistemi’ni kullanan hastaneler arasında bir adım daha öne çıkarak, laboratuarda, röntgende, ultrasonda da kullanabileceğimiz ayrı bir sıramatik daha oluşturduk. Sanırım bu uygulamayı başlatan ilk hastaneyiz. Şimdi Laboratuar ve diğer tetkik sonuçlarını bilgisayarımızdan görebiliyoruz. Çok yakın bir sürede bu sonuçları da kiosktan görebileceğiz. Çözüm HBYS’nin hastanenize kazandırdığı en önemli birkaç özellikten söz edebilir misiniz?
Öncelikle söz edebileceğim özellik, hastanemizdeki hareketlerin ve her türlü bilginin sağlıklı ve hızlı bir şekilde elde edilmesidir. Örneğin, eczanemizde ne kadar ilacımız var? Ne kadar ilacımız harcanmış? Bu ilaçlar hangi servislerde, hangi hastalara kullanılmış? Ne kadar ilaca ihtiyacımız var? Miadı yaklaşmış olan ilaçlarımız hangileri? (Program miadı yaklaşmış ilaçlar için önceden uyarı veriyor) neyimiz var? Neyimiz yok? Hepsini programdan izleyebiliyoruz. Servislerimizdeki hareketler için de bu geçerli; Hangi odada, kaç tane hasta yatıyor? Hekim ne zaman yatırmış? Ne zaman çıkarmış? Hangi ameliyat yapılmış? Bunların hepsini bilgisayardan görebiliyoruz.
Polikliniklerdeki defterlerin kaldırılması çok büyük kolaylık sağladı. Kırtasiye ve masrafları ile uğraşmadığımız gibi tüm işlemlerimizde hız kazandık. Aslında ben başlangıçta kargaşa olacağını düşünerek defterlerin kaldırılmasına karşı çıkmıştım. Ama korktuğum gibi olmadı. Hekimlerin döner sermaye puanlarını sistem otomatik olarak hesaplıyor. Eğer tıbbi sekreterlerimiz yapılan her işlemi aksatmadan kayıt altına alırlarsa hak eden hekimimize hak ettiği miktarı verebiliyoruz. Burada yanlışlık, iltimas, eksiklik yaşanmıyor. Bu konuda da hekimlerimiz ilk başta günlük işlerinin yoğunluğunu nedeni ile ilgilenemeyecekleri söyleyerek otomasyona biraz soğuk bakmışlardı. Ama otomatik hesaplamayı görünce, tıbbi sekretere; ben şuna pansuman yaptırdım girdin mi? dikiş attırdım girdin mi? Şeklinde uyararak programa alışmaya başladılar.
Bakanlık bizden sürekli istatistiksel bilgi istiyor; aylık poliklinik sayısı, ameliyat sayısı vb. bilgilerin hiç birini daha önceki program ile veremiyordu. Tümünü ameliyat defterinden, poliklinik defterlerinden tarayarak çıkarıyorduk. Şimdi hiç sorun yaşamıyoruz. Çözüm Bilgisayar’ın istatistiksel hesabı, raporları mükemmel. |
