Sağlık ve Bilişimde Objektif Haber

  English

Gaziantep 25 Aralık Devlet Hastanesi

Sıcak ve kuru topraklardan yeşile dönen Ayıntab topraklarındaki doğa sevgisi, Anadolu'ya ilk yerleşimden günümüze kadar Ayıntab insanının gönlünde taht kurmuş. Anadolu'nun bilinen en eski yerleşim yerinde, ilk kez teknolojinin ve taş alet sanayinin kullanıldığı yörede, tarihin her dönemine ait izler zamana meydan okurcasına tanıklık etmiş. Tarih boyunca güzel ve düzenli bir şehir olan Ayıntab, I. Dünya Savaşı’ndan sonra düşman işgaline uğramış. O yıl çiçekler açmamış Ayıntab'ın dağlarında. Barak ovası işgal altındayken bahar ’gelmem? demiş bu topraklara. Düşman kurşunlarına inat köprü başında memleket düşüne duranlar, düşmanı yerden aldığı taş ile korkutanlar "Düşman ancak benim vücudum üzerinden geçebilir!" diye haykırmış. Akıllara durgunluk veren direnişi  ve eşsiz kahramanlığı ile bütün dünyada hayranlık uyandırmış Ayıtab. TBMM, bu başarısından dolayı 8 Şubat 1921 tarihinde “GAZİ” lik ünvanı vermiş. 25 Aralık 1921 tarihinde Ankara'ya bağlı kuvvetlerin, Gaziantep'e girmesi nedeni ile her yıl 25 Aralık günü Gazantep'in Kurtuluşu olarak kutlanmış.

            Gaziantep 25 Aralık Devlet Hastanesi hakkında bilgi almak için Başhekim Opr. Dr. M. Emin Türk ile görüştük;

 

            Hizmeti daha da kaliteli hale getirmek adına teknolojiye yaptığınız yatırımların hastanenize sağladığı temel kolaylıklar nelerdir? Örneğin bilgi yönetim sistemi hastanenizdeki  işleyişi hangi yönde değiştirdi?

 

            Tıp Fakültesinden mezun olduğumuz yıllarda hasta kayıtları manuel olarak yapılıyor, manuel olarak izleniyordu. Hastaların hastaneye daha önceki gelişlerine ait bilgilerine neredeyse ulaşılamazdı. Kağıt dosyalar ve defterler üzerinde işlem yapmak çok zordu. Dosya arşivi oluşturmak başlı başına bir sorun olurdu. Zaten hastanın kağıt dosyalarda tutulan kayıtları hastanın hastaneye giriş ve çıkışı sırasındaki işlemlerinin tamamını içermiyordu. Çoğunlukla eksik bilgiler ışığında teşhis-tedavi yapılıyordu. Bu da tıbbi hata  yapma riskimizi büyütüyordu.

 

            Günümüzde bilgi yönetim sistemleri tarafından kolaylıkla erişebildiğimiz elektronik sağlık kayıtları sayesinde hastanın geçmiş hastalık öykülerini bir bütün olarak değerlendirerek karar verebiliyoruz. Dolayısıyla tıbbi hata yapma riskimizi azaltıyoruz. Hastanemizin tüm gelir/gider durumunu, her birimimizin ihtiyaçlarını, ödemelerimizi, alacaklarımızı, kontrol edemediğimiz mali kaçaklarımızı kontrol ederek hastanemizi yönetme yeteneklerimizi güçlendiriyoruz. Hastanemizde Çözüm HBYS’yi kullanıyoruz. Bilgi çağında yaşıyoruz. Bilgi Yönetim Sistemi?mizin hastanemizin her biriminden elde ettiği bilgileri sistemli bir şekilde bize sağlamasıyla bilgiyi güce dönüştürüyoruz.

 

            Hastaneyi bir bütün halinde, bütün bileşenleriyle entegre bir şekilde yönetmekten söz ettiniz. 

            Mali olarak herşeyden önce, kırtasiye işinden kurtulmuş olmamız bizi çok rahatlattı. Çünkü kırtasiye işleri, işleyişimizi yavaşlattığı gibi maliyet olarak da önemli bir unsurdur. Bu konuda yapılacak harcamaların hastane içindeki herhangi bir ihtiyacımızı karşılaması mümkündür. Zaten kaynakları kısıtlı bir ülkede yaşıyoruz. Kaynaklarımızı verimli kullanmak açısından kırtasiye maliyetlerinin yok edilmesi çok önemli. Bilgi yönetim sistemi sayesinde işgücü kayıplarını da önlüyoruz. işgücü kayıplarımızın önlenmesi ve bunun mali karşılıkları açısından da kazancımız büyük. Personelimizle verimli ve kontrollü çalışırken maliyetlerini azaltıyoruz. Formalite yaratan, asıl işlerini engelleyen işlerlerden kaynaklanan mali kayıpları önlüyoruz.

 

            MEDULA?ya gönderdiğimiz hastalarımıza sunduğumuz hizmetlerin mali karşılıklarına ait bilgiler fatura bilgilerimizin doğru bir şekilde elde edilmesini sağladı. Entegrasyonumuzu başarı ile sağladık. Bu sistemle kayıplarımız hemen hemen yüzde sıfırdır.

 

            Elde ettiğiniz bilgiler karar alma süreçlerinizde geri besleme sağlıyor mu? Sürekli bilgi akışını nasıl değerlendiriyorsunuz?

 

            Hastane yönetimi olarak karar verme aşamasında mutlaka sağlıklı bilgiye ihtiyaç duyarız. Tam otomasyon sistemimizle hastanemizdeki her birimden bilgi akışı olur. Bu bilgiler belirli bir düzen içinde, büyük bir hızla bize ulaşır. Eczanemizdeki, malzeme depolarımızdaki, ameliyathanemizdeki kısaca tüm birimlerimizdeki stoklarımıza ait bilgilere kolaylıkla ulaşırız. Bu stokların kritik miktarları, miadları, ihtiyaç oranları, ortalama sarf miktarları gibi bilgilerin yardımıyla alım yapmak, yeni ünite açmak, verimsiz birimleri kapatmak, verimli olabilecek alanlara yatırım yapmak gibi hareketlerimizi düzenleriz. Alacağımız stratejik kararlardaki, yapacağımız planlamadaki klavuzumuz başvurduğumuz bu bilgilerdir.

            Bilgi yönetim sistemi ile ilgili daha ayrıntılı bilgi edinmek üzere bilgi işlemden sorumlu Başhekim Yrd. Dr. Murat Yıldızhan ile görüştük;

 

            Çözüm HBYS?nin hastanenizdeki kuruluş öyküsünden başlayarak, Gaziantep?in en iyi yerinde konumlanmış köklü bir hastaneye neler kazandırdığını anlatabilir misiniz?

 

            Söylediğiniz gibi hastanemiz konum itibarıyla Gaziantep?in en iyi yerinde merkezi bir noktada bulunuyor. Hastanemiz, daha SSK hastanesi olduğu için, hizmet kalite seviyesi çok yüksek olduğu için çok sayıda hasta tarafından tercih ediliyor. Hastanemiz 350 yatak kapasiteli, 24 saat hizmet veren, 3000 ayaktan poliklinik hastasını takip ettiğimiz yüzde 80 doluluk oranına sahip bir hastanedir. Bundan dolayı yaklaşık 800 personelimizle bütün imkanları sağlamaya çalışıyoruz. Dijital görüntüleme hizmetlerimizden, modern cihazlarımıza, uzman kadromuzdan, deneyimli personelimize, teknolojik yatırımlarımızdan, geleceğe yönelik planlamalarımıza kadar bütün yenilikler, sağlık alanındaki bütün gelişmeler hastanemizde bulunuyor.

 

            Bilgi yönetim sistemimizin de  yoğun hasta trafiğini, sürekli yenilenen yönetmelilikleri ve teknolojik gelişmeleri, satış sonrası sürecek kaliteli destek hizmetini sağlayacak bir yapıda olması gereklidir.

 

            Göreve geldiğimiz 2006-2007 yıllarında Çözüm HBYS?yi yaklaşık 5 yıldır kullanmamıza rağmen birçok modülü eksik kullandığımızı fark ettik. Tüm modüllerin kullanılmasının hastanede hızı artıracağını, daha fazla işlemi elektronik ortamda yapabileceğimizi, verimliliği daha da artıracağımızı ve faturadaki kaçaklarımızı önleyebileceğimizi düşündük.

 

            Tespit ettiğimiz eksik birimlerimizdeki modüllerimizi işlevsel hale getirdik. Hastanemizde tam otomasyon sisteminin kullanılmasını sağladık. Verileri bilgisayar ortamına aktarak sistem üzerinde kontrol etme imkanını yakaladık. Kısa zaman içinde her yaptığımız işlemi kayıt altına aldığımızı, tüm işlemlerde hızımızın arttığını, fatura döneminde açıklarımızın kapandığını gördük. Birikmiş faturamız kalmadı. Müdahalemizden dolayı geçen sene yaklaşık olarak 8-10 Trilyon kadar kazancımız oldu.

 

            Çözüm HBYS?nin Otomatik Fatura Sistemi?ni kullanıyor musunuz? Sağladığı yararlar nelerdir?

 

            Çözüm HBYS?de mevcut olan Otomatik Fatura Sistemi sayesinde fatura birimimizin işleri kolaylaştı. Bu sistem sayesinde usülüne uygun yapılan kayıtlara sahip faturalar otomatik olarak kesilebiliyor. Zamanlanmış görevlere göre tanımlayabildiğimiz, yani istediğimiz zaman aralığı için belirleyebileceğimiz fatura kesme işlemi gerçekleştirebiliyoruz. Fatura birimimizdeki personelimiz sorunlu olan, yani bir şekilde kayıtlarda, işlemlerde hata olan faturaların düzenlenmesine çalışıyor. Faturalar sistem tarafından otomatik olarak hazırlanarak bize büyük kolaylık sağlıyor.  

 

            Gider tahakkuku, gelir tahakkuku hazırlayan ve kontrol eden bir sistem otomasyon sisteminde mutlaka bulunmalı. Biz birçok nedenle birlikte bu nedenle de tam otomasyon sistemine sahip bir firma ile, Çözüm Bilgisayar ile çalışmayı tercih ettik.

 

            İyi bir tercih yaptığımızı düşünüyorum. Bizim birçok noktada iyi bir aşamaya geldiğimizi düşünüyorum. Problemlerimizin olduğunu ve aşılamayacak bir probleme sahip olduğumuzu düşünmüyorum. Ama, şu anki durumun bizi memnun etmesi çabalarımızın bittiği anlamına da gelmemeli. Hastane yönetimi olarak hep daha iyisini yapma gayreti içinde olacağız. Kapımızdan giren hastamızın, çıkıncaya kadar mutlu, mesut ayrılması, içinde bulunduğu sıkıntılı durumdan kurtulması için bütün çabamızı sarfedeceğiz. 

 

            Bilgi Yönetim Sistemimiz sayesinde çalışma hayatımızı da disipline ve kontrol eden bir yapıya kavuştuk; hekimlerimizin hangi saatte polikliniğe başladığını, ne kadar poliklinik yaptığını, hangi servislerin yoğun çalıştığını, hangi servislerin ne kadar gelir getirdiğini vb kontrol etme şansımız oldu. Malzeme Yönetim Sistemi ile ilgili olarak, malzemelerimizin stoklarının durumunu, ihale süreçleriyle ilgili bilgilere kolaylıkla ulaştık.

            Otomasyon sistemimiz ile tam bir uyum içinde birlikte çalıştık. Hastane yönetimi ve diğer personelimiz tarafından bir çözüm ortağı gibi çalıştık. Personelimizi sürece dahil ettik. Kullanıcı gibi değil katılımcı gibi çalışmalarını istedik. Sağlık Bakanlığı?nın sürekli çıkardığı genelgeler konusunda SGK?nın uygulamaları konusunda eğitimler verdik. Kullanıcıları, hatta hastalarımızı gelişmeler konusunda haberdar ederek işlemlerin daha doğru yapılmasını sağladı.

 

            Bilgi Yönetim sisteminin hastanenin idari süreçlerinde sağladığı yararları öğrenmek üzere Hastane Müdürü Metin Mayda ile görüştük.

 

            Hastane bilgi yönetim sistemine idari açıdan ihtiyaç duyulan unsurlar nelerdir? Pratikte yaşadığınız örneklerle açıklamanız mümkün müdür?

 

            Göreve başlar başlamaz öncelikle hastanemizin fizibilite çalışmasını yaptık. Bu çalışma sonucunda hastanemizde daha kaliteli, daha hızlı hizmet sunmak için neler yapabileceğimiz noktasında bazı planlamalar yaptık. planladığımız işleri hayata geçirmek için gayret gösteriyoruz.

            SSK döneminden bu yana hastanemizde çok önemli, çok köklü değişiklikler oldu.  Hastalarımıza daha iyi hizmet verme noktasında birçok yeniliği hastalarımızın hizmetine sunduk. Yaptığımız tüm işlerde yeni olanı, teknolojik olanı tercih ettik. Tam otomasyon sistemimiz de hayata geçirdiğimiz önemli işlerden birisi. Tam otomasyon sistemi bugün birçok hastanenin gündemine aldığı, yapmayı planladığı işlerden birisi iken, birçoğu ancak bazı modülleri kullanırken, hastanemizde tam otomasyon sistemini sağlanmış durumdayız.

 

            Hastane Bilgi Yönetim Sistemi?niz hakkında bilgi verir misiniz? Karşılaştığınız sorunlar var mıdır?

 

            Tam otomasyon sistemimizin serüvenine Çözüm HBYS?ile birlikte çıktık. İyi bir yazılımla hastanemizdeki hizmetin kalitesinin daha da artacağını planladık. İyi bir işbirliği içinde çalışmalarımızı sürdürüyoruz. İlgi ve desteği eksik etmiyorlar. Bizler de hastane yönetimi olarak personelimizin kendisini geliştirmesi konusunda başta eğitim olmak üzere birçok desteği sağlıyoruz. 2010 yılının sonuna doğru hastanemizi özel hastanelerden daha iyi hizmet verecek bir hastane durumuna getireceğiz. Bilgi işlem firmamızla, hastane yönetimimizle, personelimizle, hastalarımızla büyük bir uyum içinde çalışarak kısa vadede  gerçekleştirebileceğimize inanıyoruz.

 

            Başhekimimiz geniş bir vizyona ve çalışma gayretine sahiptir. Çalışma azmi, statik bir durumdan ziyade dinamizm katmaya çalışan, hastanemizi bölgedeki en iyi devlet hastanesi yapmaya çalışan iyi bir idarecidir. Biz de hastane müdürlüğü olarak bu durumun bizim için çok artısı olacağını düşünüyoruz. Uyum içinde çalışan bir idarenin başarıya ulaşma şansı çok yüksek olacaktır. Nitekim, uyum içinde hastanemizin geleceğine yönelik olarak yaptığımız planlamaları adım adım gerçekleştiriyoruz.

            Hastanemizin can damarlarından birisi olan tam otomasyon sistemimizle ilgili bir sorun yaşamıyoruz. Personelimizin mesleklerine olan ilgilerinden ve sevgilerinden şüphe duymuyoruz. Bundan sonra, modern cihaz parkımızı daha da zenginleştirerek, hastanemizin fiziksel şartlarını daha da iyileştirerek hastalarımıza daha iyi hizmet gayretinin içinde olacağız.

 

            Elektronik sağlık kayıtlarının tutulmasının, çok sayıda farklı iş akışının tek bir iş akışı gibi davranmasının, istatistiklerin ve hesaplamaların elektronik olarak yapılmasının mali kayıtlara yansımaları nasıl olmaktadır? Hastanenizin gelirlerinin önceki döneme göre karşılaştırmasını yapar mısınız?

 

            Her hastane otomasyon sisteminin özelliklerini incelerken, bu özellikleri bir şartname temelinde somutlarken sağlayacağı işleyiş ve mali kazançları bu esasa göre dizayn eder. Anahtar kural; her şeyin istisnasız kayıt ve kontrol edilmesine dayanır.

 

            Yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması, bu kayıtların kontrolü mali kayıpların en az seviyeye indirilmesini sağlar. Dikkatsizlik sonucu kayıtların unutulması, hatalı ya da eksik kayıt yapılması, suistimal sonucu kayıt yapılmaması, işlemler arası uyumsuzluğun olması, kayıtların birbiri ile ilişkilerinin kopuk ya da eksik olması gibi nedenlerle mali kayıplar gerçekleşir.

            Bu nedenle sistemin, hata yapılması durumunda kullanıcıyı uyarması, yönlendirmesi, hatanın nerede yapıldığı raporlaması ve işlemleri doğru yaptığı gibi hızlı da yapması gereklidir. Aslında  işlemlerin zamanında ve hızlı bir şekilde yapılmaması da mali açıdan bir kayıp yaratır; işlemlerini zamanında tamamlayamayan, sıra bekleyen, her defasında başka yerlere yönlendirilen, tekrar tekrar işlem yapmak zorunda kalan hastalar, söz konusu hastaneye bir daha kolay kolay gelmeyi düşünmezler. Dolayısıyla hasta sayısında düşüşler meydana gelir ki bu da mali kayıptır.

 

            İyi bir planlama yapamamak da mali kayıplara yol açabilir. Muhasebe kayıtlarının yanında, yapılan ihaleler, satınalma işlemleri, hastane bütçesinde ne kadar para kaldığı, harcamaların şu anki durumu, etkin bir şekilde nasıl harcanabileceği, öncelik sırasının nerelere verilmesi gerektiği gibi bilgilere de kolayca ulaşabilmek lazımdır. Sistemce bu bilgilere ulaşılması, zaman, işgücü vb birçok unsurun yanında bütçenin doğru kullanılmasına yol açacak planlamanın yapılmasını da sağlar.

 

            Bizim kullandığımız tam otomasyon sistemi tüm bu özellikleri içeriyor. Sistem sayesinde mali kayıplarımızı en az seviyeye indirdiğimizi, kontrol mekanizmaları oluşturduğumuzu, işleyişimizi kolaylaştırdığımızı, iş gücü kaybından doğan maliyetleri yok ettiğimizi, planlama ve karar alma süreçlerimizi daha doğru bir şekilde gerçekleştirdiğimizi söyleyebilirim.

 

            Tabi ki sonuca baktığımızda hastanemizin gelir düzeyinde önceki yıllar ile kıyaslandığında önemli bir artış gözlenecektir.

 

(22.06.2010)