Sağlık Bilgi Sistemlerinde Akreditasyon

            Türkiye’nin HBYS konusunda en eski  şirketlerinden birisiyiz. Yalnızca sağlık bilgi sistemleri üzerinde uzmanlaştığımız, yaklaşık çeyrek yüzyıllık deneyimlerimizi ve becerilerimizi biriktirdiğimiz bir alanda çalışıyoruz. Zaten sağlık sektörünün yapısı gereği, faaliyet alanını sağlık alanı olarak ana eksen seçmemiş firmaların başarılı olma şansı da bulunmuyor. Nitekim zaman içinde yok olduklarını ya da ilgi alanlarını başka sektörlere yönelttiklerini biliyoruz.

            İlk Hastane Bilgi Yönetim Sistemi'mize 1987'de DOS tabanlı olarak başladık. 2001'de Windows tabanlı olarak geliştirirken, 3. kuşak web tabanlı yazılımlarımızı java teknolojisi ile ürettik. Günümüzün çağdaş teknolojileriyle yazılımlarımızı daha da zenginleştirerek, hizmet sunucu ve alıcılarımızın bu yeniliklerden yararlanmasını sağladık. Kolay kullanımlı, görsel arayüzlü, işletim sistemi, veri tabanı, donanım mimari ve internet tarayıcı bağımsızlığı gibi Türkiye'deki web tabanlı yazılımlarda olmayan birçok özelliği kullanıcılarımıza kazandırdık.

            Çeyrek yüzyıllık hizmetimiz ve ürünümüzle sağlık kuruluşlarımızın güvenini kazanarak, uzmanlığımızı ve yeterliliğimizi kanıtlamış durumdayız. Sağlık Bakanlığı'nın HBYS Çerçeve Alım İlkeleri Dokümanı'nın tamamını sağlamaktan daha ileri giderek, hasta odaklı bir yaklaşımla hastane bilgi sisteminin klinik tarafındaki çalışmalarımızı yoğunlaştırdık. Uluslararası kabul gören kriterlerin tanımlandığı standartlarda, uluslararası yazılım geliştirme tekniklerine paralel olarak üretimimizi, teknik yeterliliğimizi ve yeteneklerimizi geliştirmeye devam ediyoruz.

            Ancak, sağlık alanında hizmet ya da ürün sunan yazılım firmaları ve ürünleri için belirli bir kriter tanımlanmadığı ve bu bağlamda herhangi bir belgelendirme kuruluşu olmadığı için ciddi sorunlarla karşı karşıya kalıyoruz. Kaliteden ödün vermeyen firmalar ya da ürünler, ya kaliteden ödün verme ya da yok olma tehlikesi ile karşı karşıya kalıyor. KİK (Kamu İhale Kurumu) alım yöntemine göre işlem yapan hastanelerimizin bir çoğunun en avantajlı teklifi sadece fiyat unsuruna göre belirlemesi, kaliteli hizmet ve ürün sunan firmanın dışarıda kalmasına neden oluyor.

            Bu nedenlerle, belgelendirme kuruluşu ya da kuruluşlarının tanımladığı, uluslararası kabul gören kriterlerin ve standartların oluşturulması gereklidir. Belgelendirme kuruluş ya da kuruluşları bu kriterleri uygulamalı, uygulamanın düzenli kontrolü ise başta Sağlık Bakanlığı olmak üzere bağımsız, Akreditasyon Konseylerince gerçekleştirilmelidir. Yazılımın ya da hizmetin, hastanelerimizin ihtiyaçlarına, uluslararası standartlara, yönetmeliklere uygunluğunun, uzmanlığının, yeterliliğinin analiz ve muayene edilmesi gereklidir. Aksi takdirde maliyetleri sürekli artan kaliteli firmanın ya da ürünün rekabet şansı kalmayacaktır.

            Eskiden, ihale sürecini sonlandıran hastane ile en avatajlı teklifi veren firma  anlaşır, yasal süreler içerisinde işleme başlanılırdı. Muayene komisyonu kabul yapana kadar da yazılım kurumdaki sisteme uyarlanırdı. Elbette geçen uzun süre içersinde hizmet sunucuların yetenekleri, hizmet alıcıların ise  beklentileri kıyaslanmayacak biçimde arttı. Söz gelişi, 90 yılında bir sağlık kurumunda yalnızca faturalama ve kayıt işlemi, hastane bilgi yönetim sistemi açısından yeterliyken, günümüzde sayısal hastane konsepti ile, randevu sistemlerinden, PACS'a, mobil cihazlardan, laboratuvar sonuçlarına  kadar her veri kayıt altına alınıyor. Bu nedenle iki dönemi kıyaslarken insaflı da olmamız gerekiyor.

            Günümüzde en avantajlı teklifi vermek yetmiyor elbette. Doğal olarak, hastaneler tarafından önceki dataların aktarımı da isteniyor. Data aktarımı konusunda da bir standart oluşturulmuş değil. Mevzuatta kesin olarak data aktarımının yapılması şart koşulsa da, data aktarımının nasıl yapılacağına yönelik tanımlanmalar yapılmış olsa da, çoğu zaman data aktarımı yapmadan yeni firma hizmet üretiyor. Bazı hastanelerin Bilgi işlem ünitelerinde hizmet üreten firmaların verdiği yedek DVD koleksiyonu bulunuyor. Dolayısıyla, bugün işlem yaptırmaya gelen hastanın önceki sistemdeki kaydına ulaşamıyoruz. Başta hastanelerimizin yönetimi olmak üzere, firma da büyük bir yükümlülük altına giriyor. Kurumların sahip olması gereken önemli bilgiler, elektronik sağlık kayıtları data aktarımının sağlıklı yapılamaması, kimi zaman da yapılmaması nedeniyle kayboluyor. Bu konuda etkili bir yaptırım, bir mekanizma da ne yazık ki yok.

            Diğer bir sıkıntı da demo sürecinde yaşanıyor; firmalarımız demolarda binbir güçlükle karşılaşıyor. Örneğin Muayene Komisyonu aynı zamanda hastane çalışanından oluşuyor. Çoğu zaman yeni firmaya karşı bir ön yargı, direnç oluşabiliyor. Alışkanlıkların terk edilmesi kolay olmuyor. En az 56 kişiden oluşan demo komisyon üyeleri yazılım konusunda uzman olmayan, kimi zaman mevzuatı da çok iyi bilmeyen kişilerden oluşuyor. Demo sırasında ilgili birimlerden çağrılan personel ile demoya katılan ekip genişliyor. İş gücü kaybının yol açtığı maliyetler, toplantı salonunun amacı dışında kullanılması vb olumsuzluklar görülmüyor, hesaplanmıyor. Kaybet, kaybet zinciri içinde hem kurum, hem firma hem de ülke kaynakları kaybediliyor.

            Bazen, süre dahi verilmeden demoya çağrı yapılıyor. Oysa şartnameye göre teknik ekibin hazırlanması, planlanması belirli bir zamana ihtiyaç duyuyor. Demo disiplini içinde tanımlanan işleyişe göre hareket etme yerine,  tüm yazılımın madde madde kontrol edildiği bir yapıya dönüşüyor. Demo aslında yetenek testi olması gerekirken, tüm yazılım sınanıyor. Neredeyse, Muayene Komisyonunun kabul anında yapması gereken her şey  demoda isteniyor.

            Cihazdan ya da ağdan kaynaklanabilecek sorunlar nedeniyle yazılım yetersiz bulunabiliyor. Sonuç itibarıyla en avantajlı firma subjektif değerlendirme ile dışarıda kalıyor. Program istekleri temelinde yapılabilecek güncellemeler bir eşik değeri gibi algılanabiliyor. Sözde tespit edilen eksiklikler nedeniyle, örneğin 400 Bin TL fazla teklif veren firma tercih edilebiliyor. Her madde neredeyse 100 Bin TL’ya karşılık gelebiliyor.

Öneriler

            Firmalar ve ürünler subjektif olmayan gereklere göre akredite edilmeli. Hem firmanın hem de yazılımın akreditasyonu sağlanmalı. Sağlık Bakanlığı’nın bina, fiziki koşullar, donanım ve tıbbi teknolojik ihtiyaçlar, sağlık insan gücüne göre belirlediği kriterlere göre sınıflara ayırdığı (A,B,C,D,E) hastanelerde hizmet üretmeye yönelik olarak akreditasyonda derecelendirmeye gidilmeli. Örneğin A-I grubunda Eğitim Araştırma Hastanesi’nde hizmet verme yada C grubunda hastanelerde hizmet verme gibi akreditasyonları yapılmalı.

            Belgelendirme kuruluşunun yada kuruluşlarının tanımladığı, uluslararası kabul gören kriterler ve standartlar oluşturulmalı. Uygulamanın düzenli kontrolü başta Sağlık Bakanlığı olmak üzere bağımsız, Akreditasyon Konseylerince gerçekleştirilmeli. Bu konseylerde Sağlık Bakanlığı ve TSE’den uzmanlara ek olarak üniversiteler, Tıp Bilişimi Derneği, YASAD gibi STÖ'lerden üyeler de alınmalı.

            Firmaların uyması gereken kurallar, bulundurulması gereken belgeler  (ISO, CE, 27001 vb) ve standartlar (Hl7, IHE vb) belirlenmeli. Firmanın teknik altyapı ve personel yapısının çerçeveleri tanımlanmalı. Kapasite ve yetenekleri belirli kriterlerle değerlendirilmeli. Firma yazılım ve destek personelinin  kriterleri belirlenmeli.

            Akreditasyon neler kazandıracak?

            Firmalar akreditasyonu hedefledikleri için kendilerini geliştirmek için Ar-Ge faaliyetlerine daha fazla yer verecekler. Hizmet ve ürün üretiminde kaliteye daha fazla özen gösterecekler.

            Akreditasyon pozitif yönde rekabet ortamı yaratacak; firmalar ve ürünleri, daha iyi akreditasyon dereceleri elde edebilmek adına çalışmalarını yoğunlaştıracak.

            Firmalar, eksik ve zayıf noktalarının farkına varıp, 02bunları düzeltme konu sunda sürekli bir çaba içerisine girecek.

            Firmayı ve ürünü değerlendirebilecek bir mekanizma oluşturulacak. Yapılacak itirazlar ya da öneriler bir muhattap bulacak.

            Değerlendirme subjektif değil, belirlenmiş kurallar, maddeler çerçevesinde yapılacak. Firmanın  belirlenmiş hedefler ve standartlar doğrultusunda yüksek kaliteli bir hizmet sunmasını garanti altına alınacak.

            İhale ve demo süreçlerine yönelik firmaların itirazları azaltılacak. Karar kesinleşinceye kadar geçen belirsizlik süresinde hizmet aksamayacak.

            Yazılım üretimi yapan firmaların kaynakları, enerjileri ve motivasyonları korunacak. Kaynaklarını ve enerjilerini daha  kaliteli üretime ve ihracata yönelik çalışmalara ayıracak.

            Akredite edilmiş firmaların yetenekleri tespit edilmiş olacağı için demoya gerek kalmayacak. Demo sürecinde yaşanabilecek olumsuzluklardan kurtulunacak.

            Akredite olmuş firmanın personelinin motivasyonu artacak. Personel iletişimi, uyumu ve katılımı artacak.

            İyi hizmet veren, kalite belgelerine sahip, Ar-Ge çalışmalarını sürdüren, gelişim için sürekli yatırım yapan firmaların resmi olarak tanınmaları sağlanacak.