Basılı dokümanların bildiğimiz geleneksel yöntemlerle saklanması oldukça maliyetlidir. Zaten kağıt üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin kendisi bir maliyet unsurudur. Dosya dolaplarında saklanan belge ve bilgilere kurum çalışanlarının ulaşmak için harcadığı zaman, ulaşılabilen dokümanların doğru biçimde yerleştirilmemesi, kaybedilmesi, basılı evrak dolaşımın hantallığı, saklama koşullarının elverişsizliği, arşivin fiziksel olarak oluşturduğu alanın maliyetleri kurumlar için önemli kayıplardır.

            Kurumlardaki belge ve bilgiler Sisoebys ve OCR/ICR (metin tanıma) desteği ile kayıpsız bir şekilde elektronik ortama kaydedilir. Güvenlik standartlarını destekleyen yüksek güvenlikli belge saklama mimarisi ile dış ve iç güvenlik tehditlerine karşı üstün bir alt yapısal güvenlik sağlar.

            Sisoebys, belge ve bilgilerin güvenle dağıtılmasını, yedeklenmesini, saklanmasını ve yönetimini kolaylaştırır. Sistemdeki gelişmiş ve detaylı belge arama seçenekleri ile aranan belgelere kolaylıkla ulaşılır. Dosya tasnif ve saklama planlarının gereklerine kusursuz uyum sağlar.

            Sistemde düzenlenen elektronik raporlar, otomatik hatırlatıcılar, anlık ve detaylı sorgulanabilir yapılar sayesinde belge yönetiminde büyük kolaylıklar elde edilir. Kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı giderleri, zaman ve iş gücü kayıpları en az seviyeye indirgenerek hizmet kalitesi, müşteri memnuniyeti, kurumun verimliliği ve süreç yönetimi artar.

            Kolay tasarımlanabilir dinamik iş akışları ve dağıtım planları kurumların ihtiyaçları doğrultusunda oluşturulabilir. Kurumlar, çok hızlı bir şekilde özgün süreçlerini çizerek sisteme aktarıp, iş modellerini sisteme tanımlayabilirler. Farklı işleyiş şekillerine sahip kurumsal yapılar doğrultusunda özelleştirilerek belge türlerine göre birden fazla dinamik iş akışları tanımlanabilir.

            Dinamik iş akışları ve dağıtım planları sayesinde belgeler, kurumsal süreçler içinde hızla işlenir. Tanımlanmış onay adımlarından aşama aşama geçerek belirlenmiş rotayı dolaşır. Yine tanımlanmış belge akışına göre, sisteme giren belgenin yaşam döngüsü içinde, nerelerden geçeceği ve neler yapılması gerektiği kurgulanarak her aşaması izlenir. Dağıtım yapılmak istenen ilgili birimlere otomatik olarak sevk edilir. Bilgi ve dokümana kısa sürede ulaşabilmek, bunları kolayca ve güvenli olarak saklayabilmek ve aynı doküman veya bilgiye birden fazla tarafın işlem yapabilmesi hem maliyetleri düşürür hem de kurumların en değerli varlığı olan bilginin etkin bir şekilde korunmasını, yönetilmesini sağlar.

            Sisoebys, tarafından anlamlı hale getirilen bilgiler bütünleşik sistemlere kolayca teslim edilir. Sözgelimi bütünleşik sistem hastane bilgi yönetim sistemi ya da finans bilgi sistemi ise, hastanın sağlık bilgileri ya da finans bilgileri, kurum ile yazışmaları, belgeleri ile birlikte veri tabanında saklanır.

            Sisoebys’nin elektronik belgeleri sektör bağımsız olarak kullanıldığı gibi kurumların kendi iş akış süreçlerine göre tasarımlanabilir.

            Kullanıcı profillerine göre basitleştirilebilen arayüzler sayesinde özelleştirilebilir esnek bir işleyiş elde edilir. İş akış diyagramı doğrultusundaki belge tasarım şablonları kullanıcının isteğine göre hazırlanır. Kurum ihtiyaçları ya da işleyişleri doğrultusunda kullanıcı tanımlı olarak üretilir.

            Bilginin bir anda ve birden fazla kişi ile paylaşımı daha ekonomik bakım, güvenlik ve yönetim maliyetleri oluşturur. Bilginin kişi tekelinden çıkarılıp kurumsal belleğe kazandırılması büyük önem taşır. Bilginin hızlı ve doğru paylaşımı kurum ve kuruluşların evrak ve işlem reflekslerini güçlendirerek, kolay yönetilebilir bir işleyiş, e-kurum yapısı oluşturur. e-kurumlaşan yapılar elektronik dokümanlara belge vasfını kazandırır. Dokümanları belge niteliğine dönüşen bilgi yönetim sistemleri diğer ilkel doküman yönetim sistemlerinden ayrılır. Sisteme entegre olan e-imza (ETSI PAdES-LTV ve TUBİTAK-KSM uyumlu Belge E-İmza işlemleri) zaman damgası gibi yetenekler sayesinde yasal geçerlilik taşıyan elektronik kayıtlar tamamlanmış olur. Hem elektronik hem de ıslak imzalı belgelerin yönetiminin tek sistem üzerinden yapılması değerli bir özellik taşır.

            Sisoebys’de doküman ve belge yönetimi tümleşik bir şekilde gerçekleşir. Sisoebys, TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardına, resmi yazışmalara, mevzuatlara, ISO Kalite standartlarına ve Evrak Dolaşım Yönergelerine tam uyumludur.

            Sisoebys, J2EE ile geliştirilmiş servis odaklı web mimariye sahip olması nedeniyle kolay kullanım, kurulum ve entegrasyon sağlanır. Web tabanlı Sisoebys, kullanıcılara ölçeklenebilir ve esnek bir yapı, işletim sistemi tercihlerine göre çalışma olanakları sağlar. Windows, Linux, Unix, Mac, Solaris işletim sistemlerinde sorunsuz çalışabilmesi işletim sistemi maliyetini ortadan kaldırır. Web tabanlı yapı olması nedeniyle aynı kolaylık kullanıcıların tercihleri olan tarayıcı seçimi için de geçerlidir. Firefox, Chrome, Safari, Opera, İnternet Explorer tarayıcılarında sorunsuz çalışır. Bu unsur web tabanlı yazılımlarda dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biridir. İşletim sistemi ve tarayıcı bağımsızlığı kullanıcıyı gerçek anlamda özgürleştirir.

            Web tabanlı sisoebys ile yerinde eğitime ihtiyaç duymadan kurulum yapılır. İnternet bağlantısı aracılığıyla gerçek zamanlı güncelleme işlemleri gerçekleştirilir. Dokümanlardaki revizyon işlemleri hızlı bir şekilde gerçekleştirilerek dış uygulamalara bağımlılık en aza indirilir. Popüler ofis araçları ile entegrasyon gerçekleştirilerek bütünleşik çalışma yapılabilir.

            Web tabanlı Sisoebys’yi değerli kılan diğer bir özellik de mobilitedir. Elektronik ortamda mobil cihazların desteği ile istenen zaman ve konumda bilgiye ulaşılır. Donanım tarafında hızla gelişen mobil tarayıcılar, dahili belge düzenleyiciler kolay belge kaydını sağlarken, internet bağlantısının olduğu her yerde ve istenen zamanda akıllı mobil telefonlar, tablet bilgisayarlar ile bilgiye anında erişim gerçekleşir.

            2008/16  tarihli  Resmi gazetede yayımlanan Başbakanlık Genelgesi "Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır"